Relatos

O sistema de relatos do ZUP é um painel de gerenciamento das solicitações criadas por usuários através dos aplicativos mobile disponíveis para iOS e Android, além de ser possível criar por uma versão web compatível com Windows, Mac e Linux e também através do próprio painel para atendentes. Uma vez que as categorias de relatos são criadas pelos administradores, é possível receber as solicitações e gerencia-las no painel através de diferentes filtros, responder ao usuário, criar observações internas e outros recursos. Navegue pelo conteúdo abaixo para compreender melhor as funcionalidades.

Cadastrando um relato pelo painel

Um relato pode ser cadastrado pelo público através do aplicativo disponível para iOS, Android e Web, mas também é possível cadastrar o relato diretamente pelo painel administrativo caso o grupo de usuários tenha permissão para isso, caso não tenha, veja aqui como aplicar a permissão.

Como cadastrar:

1. Entre com o seu login no painel;
2. Menu esquerdo, clique em Relatos;
3. Do lado direito superior, clique no botão + Novo Relato;
4. Selecione a categoria de relato;
5. Selecione o local desejado do relato. É possível arrastar o marcador pelo mapa e o endereço é automaticamente preenchido ou realizar uma busca;
6. Adicionar imagens relacionadas ao relato, caso tenha alguma;
7. Campo adicional para escrever a ocorrência do relato;
8. Vincule a um usuário através da seleção de um usuário existente no sistema ou clique no botão + Cadastrar novo usuário para que seja possível cadastrar diretamente na tela de cadastro do relato;
9. Por último clique no botão Criar relato.

Visualização da listagem de relatos

Ao acessar os Relatos, o sistema exibirá uma listagem de relatos gerados pelos usuários, além da listagem, é possível consultar os relatos em um mapa na aba Explorar no mapa, localizada na área superior da interface do painel. Para retornar à lista, basta clicar na opção Explorar em lista.

- Modo Explorar em lista:

• É possível ordenar as colunas, basta clicar no nome das colunas disponíveis na interface;
• Para abrir o item, basta clicar sobre o nome do item marcado em azul;
• O botão de editar permite ir diretamente para a interface de edição do relato;
• O botão de excluir fica localizado ao lado do botão editar, ao excluir o item, uma janela de confirmação será aberta para que o usuário confirme a exclusão do item;

Ao clicar no protocolo, o usuário terá acesso às informações, fotografias do item (caso exista), dados cadastrais do usuário que criou o relato, estado do item, resposta ao usuário e observações internas.

- Modo Explorar no mapa:

• Os controles de zoom são exibidos no lado direito do mapa;
• É possível utilizar o recurso Street View do Google Maps para navegar pelas ruas caso esteja disponível na cidade;
• Para entrar no item de inventário desejado, clique sobre o Pino ou Marcador e em seguida Ver Detalhes;

Visualização de um relato específico

O sistema de relatos do ZUP possui um conjunto de funcionalidades que auxiliarão os agentes e administradores a gerenciar individualmente cada relato disponível na listagem. Para abrir um relato em si, basta clicar sobre o número do protocolo ou botão editar na listagem de relatos. Se você estiver no modo mapa, basta clicar no ícone e em seguida Ver Detalhes.

Abaixo a lista de funcionalidades disponíveis:

Importante: Dependendo das permissões de acesso ao sistema para o grupo que você se encontra, é possível que algumas funcionalidades não estejam disponíveis para você.

- Dados do Relato:

Ao entrar no relato em si, você encontrará a primeira seção de informações chamado Dados do Relato, nesta seção é possível:

Status:

O estado do relato é representado pelo nome (ex.: “em aberto”) e uma faixa com uma cor, dentro desta faixa você poderá alterar o status clicando no botão “Alterar status”. Ao clicar em Alterar status, você deverá selecionar qual status o relato se encontra e também fazer um comentário para o usuário, se for parametrizado como obrigatório, você deverá fazer um comentário para alterar o status. Ao alterar essa informação, as seguintes ações são disparadas no sistema:

• O status e a cor serão alterados na interface do sistema;
• O usuário receberá um e-mail com a informação da alteração do status;
• No histórico do relato vai ser exibido que você alterou de um status para outro;

Endereço:

Se você tiver permissão de editar o relato, você poderá alterar o endereço do usuário. Ao clicar no botão Editar, o mapa se abrirá e você poderá arrastar o marcador/ícone para qualquer outro endereço dentro da cidade ou digitar o endereço na barra de busca.

Referência:

O usuário poderá inserir uma referência para facilitar o encontro da solicitação, se você tiver permissão para editar o relato, você poderá editar a referência. Basta clicar no botão editar.

Categoria:

Se você tiver permissão de editar o relato, você poderá alterar a categoria de relato e migrar para outra categoria. Ao clicar no botão Alterar, uma janela se abrirá para você selecionar a nova categoria e em seguida você deverá indicar para qual status deve ser alterado o relato. Ao alterar a categoria, as seguintes ações são disparadas no sistema:

• Será alterado o status da nova categoria, ainda que seja igual (Exemplo: “Em Aberto” para “Em Aberto”);
• No histórico do relato o sistema indicará que você alterou o status e exibirá a categoria anterior e a categoria nova;
• Se a funcionalidade Grupos solucionadores estiver parametrizado no sistema e contiver um grupo padrão, automaticamente o sistema atribuirá o relato a um grupo responsável da nova categoria;

Grupo responsável:

Se você tiver permissão de editar o relato ou encaminhar o relato, você poderá indicar qual é o grupo responsável pelo relato. Ao clicar, você deverá selecionar, dentro da lista de grupos, qual é o grupo ficará responsável pelo relato. Ao alterar o grupo responsável, as seguintes ações são disparadas no sistema:

• No histórico do relato o sistema indicará que você alterou o grupo responsável e exibirá o grupo responsável anterior e o novo grupo;
• Na listagem do relato, na coluna Atribuído será exibido o grupo atual;
• Os usuários poderão selecionar uma pessoa do grupo responsável pelo relato;

- Imagens:

O relato pode conter imagens, por essa razão existe uma seção dentro do relato destinado a exibir essas imagens. Ao clicar na imagem, você poderá dar zoom e salvá-la em seu computador.

- Mapa:

No mapa será exibido um ícone com a respectiva cor da categoria de relato. O mapa serve para indicar em que região da cidade a ocorrência está, com este mapa você poderá:

• Dar zoom no mapa e aproximar;
• Verificar o entorno;
• Ver o ícone do relato no streetview do Google Maps.

- Informações do munícipe:

Esta seção é destinada a exibir os dados do solicitante, com as seguintes informações:

• Nome do solicitante
• E-mail
• Telefone

Nota: Se o grupo que você se encontra possui permissão de visualizar usuários do sistema, o nome do solicitante terá um link em azul, ao clicar o sistema redirecionará você para os dados completo do solicitante, se o grupo tiver permissão de editar, além de visualizar, você poderá alterar os dados do usuário.

- Respostas ao munícipe:

Esta seção serve para escrever ao solicitante e visualizar quais respostas já foram dadas. Se o seu grupo tem permissão para editar relatos ou responder ao munícipe, uma caixa de diálogo estará presente na interface. Quando a resposta é realizada em modo Privado, a resposta não ficará pública, se a resposta estiver no modo Público, qualquer pessoa que acessar o relato pelo aplicativo ZUP iOS, Android ou web, poderá enxergar a resposta.

- Observações internas:

Diferente da seção Respostas ao munícipe, ao adicionar uma observação interna, somente quem tem acesso ao relato pelo painel poderá visualizar. Se o seu grupo tem permissão para editar relatos ou realizar observação interna, uma caixa de diálogo estará presente na interface.

- Imprimir:

No canto direito superior do relato, é possível imprimir o relato, ao clicar neste botão, selecione quais seções você deseja imprimir. Ao clicar no botão “Imprimir Relato”, uma nova janela se abrirá com o layout para impressão.

Filtro: Protocolo ou endereço

Este filtro permite que o usuário possa buscar um ou mais relatos baseado no número de protocolo gerado ou no endereço onde os itens estão geolocalizados. Basta clicar no filtro “Protocolo ou endereço contém…”.

Filtro: Com as categorias

Este filtro permite que o usuário possa buscar os relatos pelo Estado. Basta clicar no filtro Com os estados…, uma janela irá se abrir, selecione um ou mais estados que deseja para criar o filtro. Para confirmar, basta clicar no botão Criar filtro.

Filtro: Por Autor do relato

Este filtro permite que o usuário possa encontrar relatos criados por um determinado usuário. Basta clicar no filtro “Criado pelos munícipes…”, uma janela irá se abrir, digite o nome da pessoa e aguarde o sistema sugerir os resultados, caso nenhuma sugestão seja exibida, é possível que a pessoa não exista no sistema. Ao clicar no nome encontrado, o sistema cadastrará o nome da pessoa, em seguida o usuário pode continuar cadastrando outros nomes e ao concluir clicar no botão “Criar filtro”.

Filtro: Por período

Este filtro permite que o usuário possa listar relatos por dia, mês e ano. Para isso, basta clicar no filtro “Por período…” e uma janela irá se abrir. Nesta janela, na aba Entre as datas o usuário pode escolher um range para listar os itens. Na aba “A partir da data” o sistema irá listar todos os itens a partir do dia escolhido até a data atual do usuário. Na aba “Até a data” o sistema irá listar todos os itens cuja data final seja a escolhida pelo usuário, listando os itens até o período desejado.

Filtro: Por área

Este filtro permite que o usuário possa encontrar relatos em uma determinada área específica. Para isso, basta clicar no filtro “Por áreas…” e uma janela irá se abrir. Nesta janela, o usuário poderá escrever ou selecionar um endereço no mapa e definir o tamanho do raio de busca que deseja a partir daquele ponto. O sistema irá listar todos os relatos encontrados dentro dessa área.

Filtro: Por perímetro de encaminhamento

Quando há perímetros cadastrados para as categorias de relato, é possível checar quais relatos estão dentro daquele perímetro específico utilizando este filtro. Por exemplo, um município pode cadastrar dezenas de perímetros identificados como bairro e utilizando este filtro o gestor poderá listar apenas os relatos de um bairro específico.

Filtro: Atribuído ao grupo responsável

Este filtro permite que o usuário possa encontrar relatos que são atribuídos para um determinado grupo que é responsável pelos fatos relatados. Para isso, basta clicar no filtro “** Atribuído ao grupo responsável…”, uma janela irá se abrir, então digite o nome do grupo e aguarde o sistema sugerir os resultados, caso nenhuma sugestão seja exibida, é possível que o grupo não exista no sistema. Ao clicar no nome encontrado, o sistema cadastrará o nome do grupo, em seguida o usuário pode continuar cadastrando outros nomes. Ao concluir, basta clicar no botão “Criar filtro**”.

Filtro: Quantidade de notificações emitidas

Quando existe uma ou mais notificações emitidas para os relatos no sistema, é possível utilizar este filtro para listar apenas os relatos com uma quantidade determinada de emissões de notificações. Por exemplo, o usuário do sistema pode querer listar todos os relatos que tiveram 4 notificações emitidas, ao adicionar esta informação no filtro, o ZUP irá listar apenas os relatos que possuem no mínimo 4 notificações emitidas.

Filtro: Dias desde a última notificação emitida

Através deste filtro, é possível determinar um período de dias em que alguém no sistema emitiu a última notificação. Por exemplo, o gestor pode querer saber quais as notificações que foram emitidas entre 5 a 10 dias atrás, para isto basta adicionar no filtro o valor de dias que deseja e filtrar.

Filtro: Dias para o vencimento da última notificação emitida

Com este filtro é possível listar apenas as notificações vigentes que estão próximas de um vencimento. Para isso basta escolher que período de dias se quer listar as notificações que irão vencer. Como por exemplo, é possível o gestor listar todas as notificações que irão vencer entre 1 a 10 dias. Ao aplicar este filtro, o sistema irá trazer todas as notificações neste período. Lembrando que uma notificação com vencimento só será listada caso tenha sido cadastrado uma notificação com o campo de vencimento preenchido.

Filtro: Dias em atraso para as notificações emitidas

Uma vez que as notificações venceram, isto é, que passou do prazo setado na configuração do sistema, é possível utilizar este filtro para pegar notificações vencidas mais recentes ou mais antigas, para isto basta determinar o período em dias que se deseja listar as notificações que já entraram em atraso.